Solliciteren bij een bedrijf waar je al werkt, wordt intern solliciteren genoemd. Wat zijn de verschillen met de reguliere sollicitatie en wat zijn de belangrijke punten om rekening mee te houden bij een interne sollicitatieprocedure?
Het lijkt voor velen een gemakkelijke opgave: een interne sollicitatie. En intern solliciteren is inderdaad niet per se moeilijker, maar heeft wel wat extra aandachtspuntjes. Zoals het schrijven van een interne sollicitatiebrief. En het al of niet vertellen aan je collega’s.
De procedure bij intern solliciteren
In de meeste gevallen wijkt de procedure voor een interne sollicitatie niet wezenlijk af van de reguliere sollicitatieprocedure. Net zoals bij een externe sollicitatie wordt er in de meeste gevallen gevraagd om een motivatiebrief te schrijven en je cv op te sturen. Ook zal je net als elke andere sollicitant moeten verklaren waarom jij denkt de juiste persoon te zijn voor de positie. Een speciale behandeling omdat je al werkt bij het bedrijf is erg onwaarschijnlijk.
Het is de taak van de personeelsfunctionaris om de juiste persoon op de juiste plek in de organisatie te zetten. Wanneer een externe sollicitant beter door de gesprekken heen komt, is de baan simpelweg voor hem of haar, ongeacht jouw persoonlijke relatie met de persoon die over de procedure gaat. Wees hier dus op voorbereid.
Toch zijn er wel enkele punten die jou een voordeel kunnen opleveren ten opzichte van externe sollicitanten:
- Je hebt betere informatie over de functie tot je beschikking
- Je ziet de vacature (meestal) eerder dan de buitenwereld
Het eerste voordeel is het meest waardevol. De informatiefunctie die je collega’s kunnen vervullen geeft jou de mogelijkheid om je uitvoerig voor te bereiden. Schroom dan ook niet om navraag te doen bij collega’s die je hoog hebt zitten. Hierbij hoort je interesse vooral uit te gaan naar de verantwoordelijkheden, dagelijkse routines en de belangrijkste competenties die nodig zijn. Deze kun je namelijk gebruiken om je voor te bereiden op het sollicitatiegesprek met de STARR-methode.
Het tweede voordeel geeft je voorsprong: je kunt een van de eersten zijn die solliciteert. Vaak zetten bedrijven nieuwe vacatures eerst op extranet of een ander intern kanaal. Dit geeft jou de mogelijkheid om de lat direct hoog te leggen voor de andere sollicitanten.
Aanpak bij een interne sollicitatie
Allereerst is het verstandig om eens een kijkje te nemen in het personeelshandboek, mocht dit er zijn. Er zijn soms vaste procedures voor de interne selectie van kandidaten. Het kan voor jou als sollicitant een voordeel zijn om hiervan op de hoogte te zijn.
De tweede belangrijke tip is om niet lichtzinnig te denken over de sollicitatie zelf. Je zult net als elk ander het management ervan moeten overtuigen dat jij de juiste persoon bent. Wees dus net zo zorgvuldig in je aanpak – zo niet zorgvuldiger – als wanneer je extern zou solliciteren. Dit betekent een goede motivatiebrief, een zorgvuldig bijgewerkt cv, je goed verzorgd presenteren met passende sollicitatiekleding en een grondige voorbereiding, bijvoorbeeld met de STARR-methode. Deze uitvoerige aanpak kan een beetje gek voelen (ze kennen je immers toch al?), maar zal alleen maar worden gewaardeerd door personeelszaken. Gebruik de kans om je extra goed te profileren ten opzichte van andere sollicitanten,!
Een derde belangrijke tip is om gebruik te maken van de STARR-methode. Dit is de door recruiters meest gebruikte methode om sollicitatiegesprekken af te nemen. Met deze methode gebruik je situaties uit het verleden om jouw vaardigheden aan te tonen. Een bijkomend voordeel is dat je met deze methode zeker weet dat wat je zegt gefundeerd is. Mensen twijfelen niet snel over uitspraken wanneer ze onderbouwd worden met een voorbeeld. Je wilt voorkomen dat je een beeld van jezelf schetst dat niet strookt met het beeld dat de organisatie en het management van jou hebben. Dit kan nadelig werken tijdens je sollicitatie, maar ook zeker na je sollicitatie!
Hetzelfde geldt voor negatieve uitspraken over personen of situaties. De kans bestaat dat jij niet de persoon bent die uiteindelijk wordt gekozen voor de functie. Zorg er dus voor dat wanneer je negatieve aspecten of verbeterpunten aankaart over bijvoorbeeld je huidige functie, je dit doet op een manier waarbij je naderhand iedereen recht in de ogen aan kunt blijven kijken.
Laatste tips:
- Solliciteer niet intern wanneer je korter dan zes maanden in dienst bent
- Solliciteer alleen intern als je ten minste gemiddeld presteert in je huidige functie
- Solliciteer alleen als je voldoet aan de functie-eisen
Stilhouden en uitlekken van interne sollicitaties
Sommige mensen die intern solliciteren kiezen ervoor om dit stil te houden voor hun collega´s. Wanneer je bijvoorbeeld niet goed overweg kunt met directe collega’s, lijkt dit een goed idee. Geen slapende honden wakker maken, wordt vaak gezegd. Toch kan deze aanpak meer moeilijkheden meebrengen dan nodig is.
De personeelsafdeling hoort rondom de sollicitatieprocedure vertrouwelijkheid in acht te nemen. Van lekken zou dus eigenlijk geen sprake mogen zijn. De hrm-afdeling is echter (hoogstwaarschijnlijk) niet de enige partij die weet van jouw intern solliciteren. Het is namelijk ook verstandig om je leidinggevende ervan op de hoogte te stellen. Wanneer je dit niet doet, kan dit vervelende situaties opleveren, bijvoorbeeld wanneer iemand van personeelszaken komt informeren bij je leidinggevende over jouw functioneren. Wanneer hij dan voor het eerst hoort dat je aan het solliciteren bent, neemt hij je dit waarschijnlijk niet in dank af.
Tijdens de koffiepauze of onder het genot van een borrel na werktijd komt het geruchtencircuit nogal eens op gang. Ook dan zou je op vertrouwelijkheid moeten kunnen rekenen, maar in de praktijk kan dat tegenvallen. Geroddel tussen werknemers over andere werknemers is helaas iets waar weinig aan te doen is. Dit wil je liever voorkomen.
In tegenstelling tot een externe sollicitatie loont het meestal niet om intern solliciteren stil te houden. Door direct open kaart te spelen voorkom je dat het kan uitlekken met eventuele vervelende gevolgen. Zo hou je de situatie zelf in de hand. Je hoeft het niet van de daken te schreeuwen, maar laat in ieder geval je baas weten wat je van plan bent. Misschien wil hij zelfs wel een goed woordje voor je doen!
Afwijzing na intern solliciteren
Het is altijd vervelend om afgewezen te worden: bij de interne sollicitatie is dat niet anders. Het wordt nog vervelender wanneer de baan naar een collega gaat waarvan je niet eens wist dat deze gesolliciteerd had of die je als jouw mindere ervaart.
De beste stap die je nu kunt zetten is om in gesprek te gaan en te vragen naar de redenen voor de afwijzing. Zo ben je beter in staat om een punt te zetten achter de situatie en belangrijker nog: het geeft je aanknopingspunten om bij de volgende interne sollicitatie wel de uitverkorene te zijn. Vraag wat de doorslaggevende factoren zijn geweest en of er specifieke zaken zijn waar jij aan kunt werken. Het zou zelfs een opstap kunnen zijn naar een persoonlijk ontwikkelingstraject (POP).
Hoe moeilijk het ook is, probeer altijd positief te blijven na een afwijzing. Het voelt misschien oneerlijk, maar op termijn heb je er niets aan om te gaan zitten mokken. Werk aan jezelf en verbeter je aanpak. Dan is de baan de volgende keer voor jou!
Om je alvast op weg te helpen bij het schrijven van je eigen interne sollicitatiebrief staat hier een voorbeeld dat je kunt gebruiken als opzet.
Voorbeeld interne sollicitatiebrief
Geachte mevrouw Beukers,
Naar aanleiding van ons prettige gesprek van dinsdagmiddag wil ik graag nogmaals mijn interesse bevestigen voor de functie van teamleider. Het gesprek heeft me erg enthousiast gemaakt over de mogelijkheid om door te kunnen groeien binnen dit leuke bedrijf. Ik ben ervan overtuigd dat de beoogde functie mij op het lijf is geschreven en ik wil graag uitleggen waarom ik dit denk.
Op het moment werk ik nog met veel plezier in de functie van assistent-teamleider. De laatste maanden heb ik echter steeds vaker het gevoel dat ik meer in mijn mars heb. Hierdoor begon het ontzettend te kriebelen toen ik hoorde over de vrijkomende functie. Ik heb er inmiddels drie jaar als assistent-teamleider opzitten en ik heb hierdoor een goed beeld kunnen vormen van de werkzaamheden en competenties die belangrijk zijn voor een teamleider. Ik denk dat ik over deze vaardigheden en kennis beschik en de beoordelingsgesprekken met mijn manager hebben mij in het geloof gesterkt dat deze functie de juiste volgende stap is in mijn carrière.
De eerste reden waarom ik denk goed te passen bij de functie van teamleider is mijn vermogen om richting en sturing te geven aan mijn directe collega’s op de afdeling. Dit geldt zowel voor de dagelijkse individuele werkzaamheden als voor het actief najagen van de doelstellingen van de afdeling als geheel. Het coördineren van groepen om zo samen een gezamenlijk doel te verwezenlijken geeft me veel genoegdoening en plezier. Zo kostte de Jankinski-casus van vorige maand ontzettend veel tijd en toch ook wel wat stress. Toch vond ik het geweldig om te doen. Dit soort grote uitdagingen geven mij altijd ontzettend veel energie. Dit was uiteindelijk ook af te zien aan het geboekte resultaat.
De tweede reden waarom ik denk dat de functie van teamleider mij op het lijf geschreven is, is de combinatie van intrinsieke motivatie en mijn affiniteit met de werkzaamheden. Tijdens de sollicitatie voor mijn huidige functie gaf ik al aan dat de muziekindustrie mij enorm aantrekt. Het is mijn hobby, mijn passie en sindsdien gelukkig ook mijn werk. Ik heb dan ook echt het gevoel mijn plek te hebben gevonden bij [Bedrijf] en ik zou hier dan ook graag blijven werken. Ik ben er volledig van overtuigd dat deze positieve gevoelens alleen maar versterkt zullen worden, als ik als teamleider aan de slag zou kunnen.
De derde en tevens laatste reden waarom ik denk de geschikte persoon te zijn voor de functie, zijn mijn beoordelingsgesprekken. Sinds ik hier ben komen werken, heb ik steeds lovende kritieken gekregen. Zowel van mijn directe manager (Jan Berings) als van de afdelingscoördinator, Jos Gootjes. Beiden zijn op de hoogte van mijn interesse in deze functie en reageerden erg positief. Vooral Jos gaf aan ervan overtuigd te zijn dat deze stap de juiste is voor mij en mijn carrière en moedigde mijn keuze om intern te solliciteren aan. In de bijlage staat een aanbevelingsbrief geschreven door hem.
Voor verdere informatie over onder andere mijn academische achtergrond en eerdere werkzaamheden verwijs ik u naar mijn cv. Dit is als attachment met de mail verstuurd. Ik hoop van harte dat we het prettige gesprek van dinsdagmiddag mogen voortzetten tijdens een eerste sollicitatiegesprek.
