Beste Sollicitatiedokter, ik heb heel veel moeite met het schrijven van goede sollicitatiebrieven. Naar mijn mening zijn de brieven inhoudelijk redelijk goed. Het grote probleem voor mij is het beknopt kunnen vertellen waarom ik de juiste persoon ben. Zelden zijn mijn brieven, zelfs na rigoureus editen, korter dan één complete pagina. Heb je enkele tips om kortere sollicitatiebrieven te schrijven? - Steven, 43 jaar.
Advies van Sollicitatiedokter
Het is inderdaad niet makkelijk om kort en bondig te schrijven.
Zoals Mark Twain ooit zei: “If I had more time, I would have written a shorter letter”. Het schrijven van een goede korte brief kost immers meer moeite dan het schrijven van een goede lange brief.
De vraag die je stelt is overigens volledig terecht.
Recruiters hebben namelijk geen interesse in lange verhalen; ze willen in korte tijd overtuigd worden van het feit dat jij een toegevoegde waarde bent. Als je meer dan één pagina nodig hebt om uit te leggen waarom jij de juiste keuze bent, kan je het in de meeste gevallen wel schudden.
Hier volgen drie tips om kortere sollicitatiebrieven te schrijven!
1. Herhaal niet je curriculum vitae
Het curriculum vitae en de sollicitatiebrief hebben hetzelfde einddoel: zorgen dat jij om de tafel mag komen bij de werkgever voor een sollicitatiegesprek.
Doordat het einddoel hetzelfde is voor beide documenten en veel sollicitanten niet goed weten wat precies het verschil is tussen het cv en de brief, zie ik vaak dat de informatie uit het cv simpelweg wordt gekopieerd in de brief.
Veel brieven lezen als volgt:
“Bij [werkgever A] en was ik verantwoordelijk voor A, B en C. Ook hield ik me bij [werkgever B] bezig met taken X en Y. In de periode daarvoor, was ik werkzaam bij [werkgever C] en was ik verantwoordelijk voor de correcte afhandeling van Z. ”
Recruiters hebben een hekel aan dit soort verkapte cv’s.
De reden dat veel werkgevers vragen om zowel een cv als een sollicitatiebrief is dat deze twee documenten samen een uitstekend complementair duo kunnen vormen; het is dan ook onnodig en inefficiënt om de informatie uit je cv nogmaals te herhalen in je brief.
Hierop geldt overigens één belangrijke uitzondering: bij het voeren van een goed betoog is het logisch dat je voorbeelden aanhaalt uit je curriculum vitae om je punt kracht bijzetten. Het voorbeeld later in dit artikel illustreert dit punt duidelijk.
2. Zorg dat elk woord ertoe doet
Een tweede manier om je sollicitatiebrief significant in te korten is door je bij elk zin af te vragen of de inhoud ervan écht wat toevoegt aan de boodschap die je wilt overbrengen.
Veel sollicitatiebrieven staan namelijk vol met holle frasen (teksten die mooi klinken maar eigenlijk volledig inhoudsloos zijn) en clichés (teksten die zo ontzettend afgezaagd zijn dat ze nog maar weinig betekenis hebben).
Enkele voorbeelden van holle frasen en clichés:
- Ik ben een echte teamspeler, maar kan ook goed zelfstandig werken (net als alle andere sollicitanten)
- Ik houd ervan om goede resultaten te boeken (wie niet?)
- Ik ben op zoek naar een nieuwe uitdaging (dat was al duidelijk gegeven je sollicitatie)
- Als accountmanager staat het opbouwen van een langdurige relatie met mijn klanten centraal (dat is inderdaad de kern van de functie)
Ook teksten die gaan om wat jij wil of zoekt, mag je rustig verwijderen.
Het draait in dit stadium van de sollicitatieprocedure namelijk alleen om wat de werkgever wil. Dat jij een nieuwe uitdaging zoekt met doorgroeimogelijkheden is in dit stadium van de sollicitatie nog totaal oninteressant voor werkgevers – eerst willen ze weten of jij te bieden hebt wat zij zoeken. Ze moeten overtuigd worden van jouw geschiktheid! Pas wanneer ze hier in geloven, worden jouw wensen en eisen relevant.
Kortom, alle woorden die niet direct of indirect bijdragen aan de kernboodschap van je brief (‘ik ben een uitstekende kandidaat!’) mag je schrappen.
3. Kies maximaal drie ‘verkoopargumenten’
Je kunt misschien wel tien of vijftien redenen bedenken waarom jij een uitstekende kandidaat bent. Sommigen van deze redenen zijn echter doorslaggevender dan anderen.
Als je de brief kort wil houden, zal je keuzes moeten maken.
Hoewel de meeste vacatures vragen om zo’n acht tot soms wel vijftien kenmerken, zijn er slechts een aantal kenmerken – zelden meer dan drie – die echt belangrijk zijn. De meeste functie-eisen zijn immers zo vanzelfsprekend dat het benoemen ervan geen enkele toegevoegde waarde heeft. (Bijvoorbeeld dat je flexibel bent, over goede communicatieve vaardigheden beschikt en dat je goed kunt samenwerken.)
Doe voordat je een sollicitatiebrief schrijft een vacature-analyse en identificeer de drie belangrijkste ‘verkoopargumenten’. Dit zijn de punten waarop je je richt bij het schrijven van de brief.
De brief van Simon laat zien hoe de drie tips uit dit artikel zich vertalen naar de praktijk.
De korte brief van Simon
Enige tijd geleden schakelde Simon mijn hulp in omdat hij moeite had met solliciteren.
Hoewel Simon de vijftig al was gepasseerd, had hij nog nooit een sollicitatiebrief hoeven schrijven. De eerste paar baantjes die hij had, was hij via-via ingerold om vervolgens een onderneming te starten waar hij meer dan tien jaar werkzaam in was. Nu hij van baan wilde wisselen, werd hij hiermee geconfronteerd.
Zijn voornaamste struikelblok was dat hij zichzelf niet kort en bondig kon verkopen.
De functie waar hij zijn oog op had laten vallen was die van fulfilment manager bij Swift Package BV (gefingeerde bedrijfsnaam). Na samen met Simon de vacaturetekst te hebben geanalyseerd, bleek dat de volgende drie kenmerken de belangrijkste waren voor hem om te benadrukken:
- Kennis van (e-)fulfilment
- Ruime managementervaring
- Uitstekende kennis op gebied van procesoptimalisatie
Resultaat
Dit resulteerde in de volgende sollicitatie-e-mail:
Geachte mevrouw Oomen,
Uw collega en mijn goede kennis Theo van Aanholt maakte mij attent op de openstaande vacature voor supervisor van de afdeling Operations & Fulfilment. De vacaturetekst triggerde mij meteen op positieve wijze en zodoende stel ik me graag aan u voor.
Ik ben een ervaren kracht (20+ jaar) op het gebied van procesoptimalisatie en fulfilment. Zo ben ik in 1994 een direct mail en (e-)fulfilmentonderneming gestart, welke ik in de loop der tijd van 10m2 (waarbij ik alles zelf deed) heb uitgebouwd tot 5500 m2 met 35 medewerkers. Nadat ik twee jaar geleden het bedrijf heb verkocht, ben ik aangebleven als chief of operations en als adviseur van de directie.
In mijn nieuwe rol, houd ik me voornamelijk bezig met procesoptimalisatietrajecten. Zo heb ik sinds de overname de logistieke afdeling gereorganiseerd, wat onder andere heeft geresulteerd in een kostprijsdaling van 7,3% per pakket en een besparing van ruim 4% op de totale personeelskosten. Ik ben ervan overtuigd dat ik met mijn kennis en ervaring vergelijkbare resultaten kan realiseren voor Swift Package BV.
Als u interesse heeft, kom ik graag langs voor een kennismakingsgesprek.
Met vriendelijke groet,
Simon Oudewater
Een korte maar krachtige brief, niet?
Alle drie de punten die van Simon een uitstekende kandidaat maken, komen duidelijk in de brief naar voren. Daarnaast bevat de brief ‘sociaal bewijs’ door te refereren naar een gemeenschappelijke kennis binnen de organisatie en schetst hij een duidelijk beeld van het soort resultaten die de werkgever van hem mag verwachten.
Binnen 24 uur na zijn sollicitatie, ontving hij een uitnodiging voor een gesprek.
