Bij een fact finding-assessment krijg je een probleem voorgelegd met slechts een beperkte hoeveelheid achtergrondinformatie. Aan jou de taak om de juiste informatie te achterhalen en met een oplossing te komen.
Krijg jij tijdens een assessment een fact finding-opdracht? Dan is aan jou de taak om erachter te komen welke informatie je nodig hebt om een probleem op te lossen. Deze informatie moet je vervolgens ook daadwerkelijk vergaren. Gewoonlijk doe je dit in een één-op-één-gesprek met een goedgeïnformeerde hr-medewerker, die bij je in de assessmentruimte zit.
De oefening doet een beroep op je analytische vaardigheden, creativiteit en je vermogen om logische verbanden te leggen.
Hoe gaat het fact finding-assessment in zijn werk?
Nadat je een summiere situatieschets hebt gekregen, krijg je de opdracht om in een korte tijdsspanne met een goed doordacht plan te komen. Verdiepende informatie kan je inwinnen bij je gesprekspartner. Deze zal echter alleen antwoorden geven op de specifieke vragen die je stelt. Je vraagstelling is dus erg belangrijk.
Om een beter beeld te krijgen van wat zo’n fact finding-opdracht precies inhoudt, volgt hieronder een voorbeeld.
Voorbeeld
Een nieuwe cliënt heeft besloten dat het bedrijf waar je hebt gesolliciteerd – een financiële instelling – de ideale nieuwe samenwerkingspartner is. Aan jou de taak om een team samen te stellen dat zich volledig richt op de accommodatie van deze klant. Hierbij dien je rekening te houden met de budgettering en de samenwerkingskwaliteiten van de mensen die je in een team stopt. Natuurlijk mag je ook de respectievelijke vervangers van de nieuwe teamleden niet vergeten.
Zoals je ziet, is de omschrijving van deze situatie erg oppervlakkig. Je hebt verdiepende informatie nodig om deze nieuwe klant goed te accommoderen. Je wilt bijvoorbeeld achterhalen welke werknemers over de juiste kennis beschikken en hoeveel bewegingsruimte je hebt om beslissingen te nemen. Hoe zit het bijvoorbeeld met het budget?
Het assessment doet een beroep op je analytisch vermogen en je vermogen relevante informatie te vergaren.
Beoordeling
De assessor zal met name letten op de effectiviteit van je informatievergaring. Denk hierbij aan:
- Welke vragen stel je, hoe stel je ze en vraag je waar nodig door?
- Ben je in staat hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden en zodoende een helder beeld te schetsen van de situatie?
- Stel je steeds goed doordachte vragen of schiet je met hagel?
- Denk je in problemen of in oplossingen?
Achteraf is de assessor vooral geïnteresseerd in je strategie voor het vergaren van informatie. Hoe ben je tot je conclusie en daaropvolgende beslissing gekomen? Wees dus zorgvuldig in het onderbouwen van je standpunten. Je logische redeneervermogen is daarbij belangrijker dan je conclusie. Meerdere wegen leiden immers naar Rome.
Fact finding-strategie
Om je fact finding-assessment tot een goed einde te brengen, is het verstandig om van tevoren een strategie te verzinnen. Hier volgen enkele tips:
Tip 1: Analyseer de informatie
Voordat je begint met de opdracht krijg je kort de tijd om je voor te bereiden. Gebruik die tijd door de situatieschets een aantal keer aandachtig door te lezen. Zo raak je bekend met het voorgelegde scenario. Het plaatje wordt nu steeds duidelijker: welke belangrijke informatie mist er in het verhaal en welke vragen moet je stellen om deze gaten te vullen.
Gebruik een gedeelte van deze voorbereidingstijd om alvast een aantal vragen te formuleren. Je gaat zelfverzekerder het gesprek in wanneer je al weet wat je wilt gaan vragen. Vervolgens kan je op deze eerste paar vragen voortborduren.
Tip 2: Hanteer een flexibele strategie
Door van tevoren een aantal vragen te formuleren heb je alvast een beginstrategie. De antwoorden op deze vragen leiden vervolgens ongetwijfeld tot nieuwe vragen. Wees dan ook niet bang voor een koerswijziging ten opzichte van je plan, maar zorg wel dat je vragen relevant zijn voor het beantwoorden van de hoofdvraag. Dwaal niet af.
Wanneer je vast komt te zitten kan het handig zijn om de zaak eens vanuit een ander perspectief te bekijken. Wat zou je cliënt willen weten? Of je manager, of het personeel dat je aan dient te stellen?
Tip 3: Maak notities en formuleer je strategie in bullet points
Nadat de tijd om vragen te stellen voorbij is, krijg je kort de tijd om alle informatie op een rijtje te zetten. Je kan nu je strategie en conclusie uiteen te zetten. Doe dit niet in volzinnen, hier heb je niet genoeg tijd voor. Dit assessment draait niet om minutieuze details maar om je analytisch vermogen. Je vermogen om hoofdzaken en bijzaken te onderscheiden is hiervan een goede indicatie. Richt je aandacht daarom met name op de grote lijnen.
Tip 4: Discussiëren over je oordeel
Ongeacht je eindoordeel zijn er altijd gaten of inconsistenties in je verhaal te bespeuren. De assessor zal je wijzen op deze onregelmatigheden om te kijken hoe je hierop reageert. De assessor let op de wijze waarop je met kritiek omgaat: ga je fel tegen de kritiek in, reageer je terneergeslagen of ben je juist blij met een kritische blik. Ook is de assessor benieuwd naar in welke mate je opkomt voor je mening en fouten durft toe te geven.
Als kandidaat is het zaak om te allen tijde kalm te blijven en goed na te blijven denken over je woorden. Wees het toonbeeld van emotionele stabiliteit en accepteer kritiek, maar laat niet over je heen lopen. Opkomen voor je mening is geen enkel probleem, maar blijf hoffelijk en zorg altijd voor een goed gefundeerd verhaal.
Andere assessments
Er zijn verschillende soorten assessments. Klik op de onderstaande links om meer te weten te komen over een specifiek assessmentonderdeel.
- Assessmentinterview
- Cognitieve capaciteitentest
- Persoonlijkheidstest
- Postbakmethode
- Gesprekssimulatie
- Groepsdiscussie
Wil je meer lezen over wat een assessment precies is, waarom werkgevers ze houden en hoe je wordt beoordeeld? Klik dan op deze link!
