Een sollicitatiegesprek per telefoon of app, dus via een audioverbinding, vraagt een andere aanpak dan wanneer je solliciteert in persoon. Hoe kun je als sollicitant maximaal gebruik maken van de situatie?
Onderstaande communicatietips zijn gebaseerd op een wetenschappelijke theorie: de mediarijkheidstheorie. Hiermee zullen we duidelijk de verschillen uitleggen tussen een face-to-face-sollicitatiegesprek en een sollicitatiegesprek via een audioverbinding (o.a. telefoon, Skype Audio, FaceTime Audio. WhatsApp Audio, Viber). Deze theorie maakt ook duidelijk wat de voor- en nadelen zijn van de verschillende opties. We staan ook stil bij enkel aandachtspunten voor het gebruik van video.
Na de uitleg van de theorie vind je tips over hoe je het beste met een dergelijk sollicitatiegesprek om kunt gaan.
Mediarijkheidstheorie
Een sollicitatieprocedure is een ingewikkeld proces waarin diverse media gebruik worden: brieven, e-mails, telefoongesprekken en face-to-face-gesprekken. Deze media kunnen gerangschikt worden naar rijkheid, volgens de mediarijkheidstheorie van Daft en Lengel (1984).
Volgens deze theorie bestaan er rijke en minder rijke communicatiemiddelen. De communicatiemiddelen brief, telefoon en persoonlijk gesprek verschillen op basis van rijkheid. Deze vier criteria bepalen de mate van rijkheid:
- de mogelijkheid tot (directe) feedback;
- de mogelijkheid om verschillende cues te gebruiken (indicatoren tijdens een gesprek, zoals stemgeluid en lichaamstaal);
- het gebruik van natuurlijke taal (dus geen afkortingen, specifieke vakterminologie of computertaal);
- de persoonlijke focus van het medium.
Aan hoe meer criteria een medium voldoet, des te rijker is het medium.
Mediarijkheidstheorie tijdens het sollicitatiegesprek
De mediarijkheidstheorie kan toegepast worden op de media die een rol spelen in de sollicitatieprocedure. Alle media voldoen aan de mogelijkheid tot het verstrekken van feedback, het gebruik van natuurlijke taal en de persoonlijke focus. Het verschil zit hem dus in het aantal cues dat een rol speelt.
Bij een face-to-face gesprek kun je afgaan op verschillende cues:
- lichaamstaal;
- gezichtsuitdrukkingen;
- stemgeluid.
Bij een gesprek via Skype of WhatsApp met een webcam, kun je afgaan op:
- gezichtsuitdrukkingen;
- stemgeluid.
Lichaamstaal is hier al wat lastiger, aangezien vaak alleen hoofd, schouders en nek zichtbaar zijn.
In een audiogesprek (dus zonder camera) blijft er maar één cue over:
- Stemgeluid
Ter illustratie is het medium ‘brief’ aan de tabel toegevoegd. Bij een sollicitatiebrief kun je op geen van bovenstaande cues afgaan en is er bovendien geen mogelijkheid tot directe feedback. Bij een e-mail is de mogelijkheid tot directe feedback in grotere mate aanwezig, maar nog steeds is de reactiesnelheid een stuk kleiner dan in een gesprek. In een chat is er wel de mogelijkheid van directe feedback
Kennismaking bij sollicitatiegesprek per telefoon
Voor sommige vacature ontvangen organisaties tientallen of honderden reacties. Zij kiezen er in dit geval vaak voor om een aantal kandidaten in eerste instantie te benaderen per telefoon of via een andere audioverbinding (al dan niet met video). Dit scheelt het bedrijf én de sollicitant tijd en geld.
Andere gevallen waarbij een kennismakingsgesprek plaatsvindt via een spraakverbinding op afstand, zijn wanneer het bedrijf en de sollicitant zich op grote afstand van elkaar bevinden. Denk bijvoorbeeld aan verschillende landen of zelfs verschillende werelddelen.
Hierboven hebben we gezien dat audiogesprekken minder rijk aan cues zijn dan face-to-face-gesprekken. Dit kan zowel problemen als voordelen met zich meebrengen.
Stemgeluid goed gebruiken
Stel dat je stem niet je sterkste punt is, bijvoorbeeld omdat je van nature een eentonig stemgeluid hebt. Of je bent iemand die het vooral moet hebben van veelzeggende lichaamstaal. In zulke gevallen kan de eerste indruk die je maakt per telefoon (of via een andere audioverbinding) een negatieve invloed hebben. Stemgeluid is dan immers de enige cue die aanwezig is.
Oefen van tevoren en probeer je spontaniteit vanuit je lichaam te verplaatsen in je stem. Probeer te variëren in klank en toonhoogte van je stem. Probeer ook voor je gevoel te overdrijven. Hoewel dit voor jou waarschijnlijk onnatuurlijk klinkt, kun je juist erg spontaan overkomen aan de andere kant van de lijn. Je kunt dit het beste even oefenen met een persoon die je vertrouwt. Deze kan jou hier dan feedback op geven.
Let wel op dat je jezelf prettig voelt bij de manier van spreken. Het moet niet voelen alsof je een toneelstukje opvoert. Solliciteren gaat niet om acteren, maar om het laten zien van de beste versie van jezelf.
Miscommunicatie door gebrek aan visuele ‘cues’
Door het gebrek aan lichaamstaal is het soms niet duidelijk wie er aan het woord is. Heeft de persoon aan de andere kant van de lijn begrepen dat jij klaar bent met je antwoord? In een face-to-face-gesprek helpt lichaamstaal je bij het bepalen wie er aan de beurt is om te spreken. Daarnaast kun je problemen ondervinden met de verbinding, zoals storingen of ruis. Dit geldt met name bij een slechte dataverbinding via WiFi of 3G/4G. Door deze beperkingen kun je elkaar verkeerd verstaan en verkeerde conclusies trekken. Gebruik je video ter ondersteuning dat loopt bij een niet-optimale verbinding beeld en geluid vaak niet synchroon, bevriest het beeld of zit er vertraging in de audioverbinding. Allemaal zaken die de toch al beperkte visuele cues verstoren.
Spreek duidelijk en articuleer goed. Zorg dat je tot het einde van de zin duidelijk blijft praten en dat de zin niet ‘afsterft’. Zorg er daarnaast voor dat je op een plek bent waar je niet gestoord kunt worden en waar je goed bereik hebt of een goede internetverbinding. Mochten er toch onduidelijkheden ontstaan, neem dan het zekere voor het onzekere en herhaal nog een keer wat je zei of vraag of iemand de vraag eens kan herhalen.
Tip bij telefoonangst
Als je telefoonangst hebt en het vervelend vindt om contact te maken en te hebben via telefoon, dan kan je jezelf niet optimaal presenteren via een audioverbinding. Oefen dan in de dagen voor het gesprek. Je kunt ook oefenen door naar onbekende bedrijven te bellen om informatie op te vragen. Zorg dat je je tijdens het gesprek op een locatie bevindt waar je je op je gemak voelt.
Gebruik een spiekbriefje tijdens je sollicitatiegesprek per telefoon
Bij een sollicitatiegesprek per telefoon of app ben je niet zichtbaar en bij videobellen meestal slechts gedeeltelijk. Dat geldt ook voor de omgeving waarin je zit. Wanneer je een sollicitatiegesprek hebt per telefoon of een audioprogramma kun je een ‘spiekbriefje’ gebruiken. Je kunt de antwoorden die je hebt voorbereid op bepaalde vragen opschrijven en het briefje als geheugensteuntje gebruiken.
Pas op: hoewel op de camera je tafel of bureau niet zichtbaar is, kan de persoon aan de andere kant vaak wel merken dat je antwoorden opleest. Voor zowel audio- als videobellen geldt: gebruik alleen geheugensteuntjes met bijvoorbeeld bullet points, maar bereid je voor zoals je je op een face-to-face-gesprek zou voorbereiden.
Vertrouwde omgeving
Nog een voordeel van een sollicitatiegesprek via telefoon is dat je het gesprek in een vertrouwde omgeving kunt voeren. Wanneer je je op je gemak voelt in je omgeving straal je dit ook uit en laat je dit (onbewust) merken tijdens een kennismakingsgesprek.
Een werkgever verwacht niet van jou dat je een compleet uitgeruste thuiswerkplek hebt, maar zorg er wel voor dat wanneer je gebruik maakt van een camera, je omgeving professioneel oogt. Bedenk goed voor welke achtergrond je gaat zitten. Een neutrale achtergrond (bijvoorbeeld een witte of lichtgekleurde muur) is aan te bevelen. In dat geval leidt de achtergrond niet af van jou en van het gesprek. Bovendien is er op een kale, witte achtergrond weinig aan te merken.
Stress, nervositeit en verlegenheid
Als je van nature snel nerveus en gevoelig voor stress bent, is een eerste kennismaking per telefoon waarschijnlijk minder zenuwslopend dan direct op kantoor te moeten verschijnen. Na een kennismaking via audio- of videobellen is het eerste contact gelegd en is een ontmoeting in levenden lijve al een stuk minder spannend. Een sollicitatieprocedure blijft echter (hopelijk) niet bij een telefoongesprek. Werk aan je verlegenheid en zorg dat je vol vertrouwen op het face-to-face-gesprek kunt verschijnen. Wanneer je je verlegenheid kunt overwinnen, zul je je ook aan de telefoon zekerder voelen.
Tot slot
Onder een gesprek op afstand kom je soms niet uit en je kunt er dus maar beter je voordeel mee doen door bovenstaande tips te gebruiken en de waarschuwingen in acht te nemen. In het algemeen geldt: onderschat een gesprek via audio- of videobellen niet en neem het net zo serieus als een ‘echt’ gesprek.
Bereid je op dezelfde manier voor als op een face-to-face-gesprek. Hoewel aan de telefoon niemand ziet dat jij in Mickey Mouse-pyjama in je bed ligt, heeft dit wel invloed op je geestesgesteldheid. Trek kleding aan die je ook zou aantrekken naar een gesprek op de zaak. Let op kleine dingen waardoor jij je beter en professioneler voelt, zoals tanden poetsen. Het werkt echt. Als jij jezelf serieus neemt, is de kans veel groter dat de persoon aan de andere kant dat ook doet.
