Er zijn mensen die fantastisch kunnen solliciteren. Ze hebben voor iedere vraag een voorbeeld paraat, weten precies wat hun sterke en zwakke punten zijn en kunnen moeiteloos uitleggen waarom juist zij de ideale kandidaat zijn. Er zijn ook mensen die gewoon heel goed zijn in hun werk. Dat zijn niet per se dezelfde mensen.
Ik werk al meer dan 25 jaar op het snijvlak van mens, arbeid en organisatie. Ik heb heel wat sollicitatiegesprekken gevoerd, selectieprocedures ingericht en managers geholpen om betere beslissingen te nemen. Ik weet dus redelijk goed wat er aan de andere kant van de tafel gebeurt. Je zou daarom misschien verwachten dat ik zelf fantastisch kan solliciteren. Dat blijkt niet zo te zijn.
Zet mij in een inhoudelijk gesprek over mijn vak en ik heb eerder te veel dan te weinig te vertellen. Maar zet er het bordje ‘sollicitatiegesprek’ boven en er gebeurt iets anders. Ik voel spanning, ik voel dat ik mij moet bewijzen en ik voel dat ik beoordeeld word. Soms veroorzaakt dat een spreekwoordelijke kortsluiting in mijn bovenkamer. Put daar vooral troost uit: Ook iemand wiens werk het is organisaties te helpen betere sollicitatiegesprekken te voeren, vindt solliciteren lastig. Daarbij speelt meer dan alleen zenuwen.
Solliciteren is óók een vak
Tijdens een sollicitatiegesprek wordt er nogal wat van je gevraagd. Je moet snel schakelen, voorbeelden uit je geheugen halen, bondig formuleren, jezelf presenteren en ondertussen ook nog enthousiast, geïnteresseerd en ontspannen overkomen. Hoe vaak moet je dat in je dagelijkse werk eigenlijk doen?
In je werk heb je context. Je kunt informatie verzamelen, iets uitzoeken, overleggen of een vraag terugstellen. Tijdens een sollicitatiegesprek wordt die werkelijkheid teruggebracht tot een gesprek waarin jij vooral moet vertellen wat je kunt. Iemand die snel denkt, makkelijk praat en zichzelf goed presenteert, kan daardoor overtuigender overkomen dan iemand die eerst observeert, analyseert of vragen stelt. Terwijl juist dat laatste in het werk heel waardevol kan zijn.
Er is bovendien onderzoek waaruit blijkt dat spanning tijdens een sollicitatiegesprek negatief kan samenhangen met hoe iemand tijdens dat gesprek wordt beoordeeld, zonder dat die spanning automatisch iets zegt over hoe goed diegene later zijn werk doet.
De vraag is daarom niet alleen: hoe word ik beter in solliciteren? Veel interessanter is: hoe zorg ik ervoor dat zichtbaar wordt hoe ik daadwerkelijk denk en werk?
Laat niet alleen zien wat je doet, maar ook hoe je denkt
We kennen bijna allemaal de STARR methode. Met de STARR-methode kun je een voorbeeld uit je werk stap voor stap toelichten. Het is een prima manier om structuur aan te brengen in je antwoord. Maar je kunt een keurig STARR antwoord geven en nog steeds weinig laten zien van hoe jij je werk doet.
Je hoeft geen spectaculaire successen te hebben geboekt. Als administratief medewerker, boekhouder, verzorgende, planner of klantenservicemedewerker maak je voortdurend professionele keuzes. Je controleert iets nog een keer, merkt een afwijking op, vraagt door omdat informatie ontbreekt of bepaalt wat eerst moet. Daarin wordt zichtbaar hoe jij denkt en waarom jij goed bent in je werk.
Om dat makkelijker te laten zien, kun je jezelf vier vragen stellen. Ik noem ze KIJK:
- Kijken: Waar let jij op tijdens je werk?
- Informatie: Wat moet je weten voordat je verder kunt? Wanneer controleer je iets of vraag je door?
- Je afweging: Welke keuzes maak je en waarom?
- Koers: Wat doe je als iets anders loopt dan verwacht?
Neem een administratief medewerker die vertelt dat zij facturen verwerkt. Dat zegt nog niet zoveel. Interessanter wordt het als ze vertelt dat ze afwijkende bedragen controleert, ontbrekende gegevens niet zelf invult en bij twijfel eerst navraag doet. Dat is geen wereldschokkend verhaal of miljoenenbesparing, maar je ziet ineens wél hoe iemand werkt. STARR helpt je vertellen wat je hebt gedaan. Met KIJK laat je zien hoe je werkt en denkt.
Waarom je hoofd ineens leeg kan zijn
Een sollicitatiegesprek bevat psychologisch gezien een interessante combinatie. Je wordt beoordeeld door anderen en hebt tegelijkertijd maar beperkt controle over wat er gaat gebeuren. Precies die combinatie van sociale beoordeling en weinig controle wordt in psychologisch onderzoek gebruikt om stress op te wekken. In de bekende Trier Social Stress Test moeten proefpersonen onder andere een nagebootst sollicitatiegesprek voeren voor een beoordelend panel.
Dat is relevant, want acute stress kan invloed hebben op cognitieve functies die je tijdens een sollicitatiegesprek juist nodig hebt, zoals je werkgeheugen en het vermogen om flexibel te schakelen. Je werkgeheugen kun je zien als het tijdelijke werkblad van je brein. Je luistert naar een vraag, probeert te begrijpen wat er wordt gevraagd, zoekt een voorbeeld in je geheugen en probeert daar tegelijkertijd een helder antwoord van te maken. Dat doe je allemaal terwijl een paar mensen je vol verwachting aanstaren.
Neurowetenschappelijk onderzoek laat zien dat acute stress invloed kan hebben op hersennetwerken waarin onder andere de prefrontale cortex een rol speelt. Dat betekent niet dat je brein ineens uitgaat. Wel helpt het verklaren waarom je tijdens een gesprek soms niet bij informatie kunt waarvan je wéét dat je die hebt. Het helpt ook verklaren waarom dat briljante voorbeeld soms pas op de terugweg naar huis verschijnt.
Maak het makkelijker voor je brein
Twintig perfecte antwoorden uit je hoofd leren hoeft dus niet. Denk vooraf liever aan een aantal situaties waarin zichtbaar wordt hoe jij werkt. Een moment waarop je iets belangrijks opmerkte. Een situatie waarin je extra informatie nodig had. Een keuze die je bewust maakte. Iets dat anders liep dan verwacht en waarop je moest bijsturen. Een paar steekwoorden zijn daarbij genoeg. Zo hoef je tijdens het gesprek niet vanuit het niets je complete arbeidsverleden te doorzoeken zodra iemand zegt: “Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin…” Zo heb je alvast een paar haakjes klaargezet.
Je hoeft ook niet onmiddellijk antwoord te geven. Krijg je toch een vraag waarop je niet onmiddellijk een antwoord weet, neem een bewuste pauze. Dat kan eng zijn, want een korte stilte tijdens een sollicitatiegesprek kan voelen als uren. Dan beginnen we soms toch te praten. We geven antwoord, voegen nog iets toe, slaan halverwege een andere richting in en voor je het weet voel je klotsende oksels en hoor je jezelf ratelen. Je weet dat je je mond moet houden, maar het lukt gewoon niet. De bekende stiltestress. Terwijl die paar seconden stilte je juist kunnen helpen om de vraag te verwerken en te bepalen wat je eigenlijk wilt zeggen.
Zeg gerust: “Goede vraag, daar wil ik heel even over nadenken.” Of vraag om meer informatie: “Wat bedoel je in deze situatie precies met weerstand?” Je laat daarmee tegelijkertijd iets zien van hoe je werkt. Misschien ben jij iemand die niet onmiddellijk conclusies trekt, maar eerst wil begrijpen wat er precies aan de hand is. Je hoeft de stilte bovendien niet altijd zelf op te lossen. Degene tegenover je heeft een vraag gesteld. Jij mag nadenken. Die paar seconden voelen voor jou vaak een stuk langer dan voor de ander.
Trek het gesprek naar het echte werk
Kun je goed omgaan met weerstand? Ben je stressbestendig? Hoe ga je om met conflicten? Het zijn vragen die bijna uitnodigen tot sociaal wenselijke antwoorden. Vrijwel niemand zegt: “Nee, bij een beetje weerstand ben ik volledig van de leg.” Maak zo’n vraag daarom concreet: “Wat voor soort weerstand kom ik in deze functie tegen?” Of vraag: “Kun je een situatie noemen die ik in deze functie echt zou kunnen tegenkomen? Dan kan ik vertellen hoe ik die zou aanpakken.” Je organiseert daarmee eigenlijk je eigen miniwerkproef.
Je hoeft vervolgens niet onmiddellijk met de oplossing te komen. Misschien begin je met vragen. Wat is er gebeurd? Wie zijn erbij betrokken? Wat is al geprobeerd? Wat is het gewenste resultaat? De vragen die iemand stelt voordat die tot een antwoord komt, kunnen soms interessanter zijn dan het antwoord zelf.
Kom gerust ook terug op een antwoord. Drie minuten na je antwoord schiet ineens een veel beter voorbeeld door je hoofd. Veel sollicitanten denken dan: te laat. Welnee. Zeg gewoon: “Ik wil nog even terugkomen op je vraag van daarnet. Terwijl we verder praatten, bedacht ik dat ik eigenlijk een beter voorbeeld heb.” Ons geheugen werkt niet als een archiefkast waarin je precies de juiste lade opentrekt. Het verdere gesprek kan iets activeren waar je bij de oorspronkelijke vraag nog niet op kwam. Terugkomen op een antwoord laat bovendien zien dat je blijft nadenken, reflecteert en jezelf durft te corrigeren.
Neem een voorbeeld uit je werk mee
Voor een vormgever of fotograaf vinden we een portfolio heel normaal. Maar ook in andere beroepen kun je soms iets laten zien. Een geanonimiseerde analyse, een projectplan, een tekst, een presentatie of een andere tastbare uitkomst van je werk maakt een gesprek concreter. “Ik ben analytisch” zegt weinig. Laten zien hoe je een analyse hebt opgebouwd en waarom je bepaalde keuzes maakte, zegt veel meer. Kun je vanwege vertrouwelijkheid niets meenemen, maak dan eventueel een klein fictief voorbeeld. Het gaat niet om het document. Het gaat erom dat de ander iets ziet van hoe jij werkt. Zo heb ik zelf een keer een analyse voor een vacature gemaakt om mijn werkwijze te laten zien.
Een sollicitatiegesprek zegt niet alleen iets over jou
Bij een sollicitatiegesprek lijkt de bewijslast volledig bij jou te liggen. Maar ondertussen laat de werkgever óók wat zien. Wordt er werkelijk onderzocht wat jij kunt en hoe je werkt? Krijg je ruimte om na te denken en vragen te stellen? Zijn de vragen relevant voor het werk? Of draait het vooral om persoonlijke klik, een vlotte babbel en wie zichzelf het overtuigendst presenteert? Een sollicitatiegesprek is geen neutrale situatie waarin jouw volledige geschiktheid vanzelf zichtbaar wordt. Het is een selectie-instrument. En zoals ieder instrument kan het sommige eigenschappen beter zichtbaar maken dan andere.
Ga dus niet een sollicitatiegesprek in met het idee dat je op iedere vraag onmiddellijk het perfecte antwoord moet hebben. Neem de tijd. Denk na. Vraag door. Kom terug op een antwoord als je later een beter voorbeeld bedenkt. En laat vooral zien hoe jij je werk doet, want uiteindelijk is dát waarvoor ze iemand zoeken.
Loopt een gesprek toch niet zoals je had gehoopt? Dat kan. Een sollicitatiegesprek is een momentopname. Het is geen eindoordeel over hoe goed jij bent in je werk. En het zegt al helemaal niets over jouw waarde als mens. Adem dus uit, stap die auto, trein of fiets op en probeer te voorkomen dat je het gesprek drie dagen lang opnieuw in je hoofd afspeelt. Uit ervaring weet ik dat ook dát makkelijker gezegd is dan gedaan.
